Auf die digitalen Gehaltsabrechnungen auf Arkevia zuzugreifen, erfordert ein Verständnis einiger technischer Mechanismen, die die Plattform nicht immer offensichtlich macht. Zwischen der tatsächlichen Aufbewahrungsdauer der Dokumente, der baldigen Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung und den unterschiedlichen Behandlungen, je nachdem, ob der Mitarbeiter noch im Unternehmen ist oder nicht, variieren die Situationen. Dieser Leitfaden misst die konkreten Unterschiede zwischen dem, was das digitale Safe verspricht, und dem, was der Benutzer in der Praxis erhält.
Aufbewahrung der Arkevia-Gehaltsabrechnungen: gesetzliche Verpflichtungen und tatsächliche Dauer
Die häufigste Verwirrung betrifft die Dauer, während der die Abrechnungen verfügbar bleiben. Zwei Texte des Arbeitsgesetzbuchs existieren nebeneinander, und sie sagen nicht dasselbe.
| Verpflichtung | Gesetzliche Referenz | Dauer | Wer ist betroffen |
|---|---|---|---|
| Aufbewahrung einer Kopie der Abrechnung | Artikel L3243-4 des Arbeitsgesetzbuchs | 5 Jahre | Arbeitgeber |
| Verfügbarkeit der digitalen Abrechnung | Artikel D3243-8 des Arbeitsgesetzbuchs | 50 Jahre oder bis zum 75. Lebensjahr des Mitarbeiters | Mitarbeiter (über das Safe) |
Der Arbeitgeber hat somit nur eine Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren. Im Gegensatz dazu muss der Anbieter des digitalen Safes (Cegedim für MyArkevia) den Zugang für den Mitarbeiter über einen viel längeren Zeitraum garantieren. Für jeden, der nach einem Ausscheiden aus dem Unternehmen seine Gehaltsabrechnungen auf Arkevia einsehen möchte, ändert diese Unterscheidung alles: Das Safe bleibt aktiv, auch wenn der ehemalige Arbeitgeber seine eigenen Archive gelöscht hat.
Konkret garantiert MyArkevia eine Aufbewahrung, die der gesetzlichen Anforderung von fünfzig Jahren entspricht. Das persönliche Konto wird am Ende des Arbeitsverhältnisses nicht gelöscht. Das Safe ist dem Mitarbeiter zugeordnet, nicht dem Unternehmen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung auf MyArkevia: Was sich im Sommer 2026 ändert
Cegedim hat die Einführung einer generellen Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) im Sommer 2026 für alle MyArkevia-Konten angekündigt. Bisher basierte der Zugang auf einem einfachen Paar aus Benutzername und Passwort, was eine dokumentierte Schwäche für ein Safe darstellt, das sensible Lohndaten enthält.
Erwartete Authentifizierungsmethoden
- Temporärer Code, der per SMS an die mit dem Konto verbundene Telefonnummer gesendet wird
- Validierung über eine Authentifizierungs-App (z.B. Google Authenticator oder ein Äquivalent)
- Code, der als Backup-Lösung per E-Mail gesendet wird, falls das Telefon nicht verfügbar ist
Für Benutzer, die ihre Telefonnummer oder ihre E-Mail-Adresse in ihrem persönlichen Bereich nicht aktualisiert haben, könnte die 2FA den Zugang zum Safe blockieren. Die Überprüfung dieser Informationen vor der Einführung vermeidet ein oft längeres als erwartetes Wiederherstellungsverfahren.
Überprüfung der Kontaktdaten im MyArkevia-Bereich
Die Aktualisierung erfolgt über das Portal myarkevia.com, Rubrik “Mein Profil”. Die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer sind dort aufgeführt. Wenn das Konto mit einer beruflichen Adresse erstellt wurde, die nicht mehr existiert (Ausscheiden aus dem Unternehmen, Änderung der Domain), muss sie vor der Aktivierung der 2FA durch eine persönliche Adresse ersetzt werden.
Anmeldung im MyArkevia-Portal: Anmeldedaten und Blockierungsfälle
Die anfängliche Aktivierung des Kontos erfordert Informationen, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden: eine Mitarbeiter-ID, eine E-Mail-Adresse und manchmal einen Aktivierungscode, der per Post oder durch den HR-Service übermittelt wird. Nach der Aktivierung erfolgt der Zugang über den Browser auf myarkevia.com.
Die häufigsten Blockierungen resultieren nicht aus einem technischen Problem der Plattform. Sie stammen aus drei wiederkehrenden Situationen:
- Die E-Mail-Adresse, die bei der Aktivierung verwendet wurde, hat sich geändert (Wechsel von einer beruflichen zu einer persönlichen E-Mail oder umgekehrt)
- Das Passwort wurde vergessen, und das Wiederherstellungsverfahren sendet den Link an ein nicht mehr zugängliches E-Mail-Konto
- Der Arbeitgeber hat die Zuordnung des Mitarbeiters zum Safe nie abgeschlossen, was das Konto in einem Zustand der teilweisen Aktivierung belässt
Im ersten und zweiten Fall erfolgt das Wiederherstellungsverfahren über das Formular “Passwort vergessen” des Portals. Wenn die zugehörige E-Mail veraltet ist, muss der Cegedim-Support direkt kontaktiert werden, da der ehemalige Arbeitgeber nach Vertragsende nicht mehr auf ein Safe zugreifen kann, das er nicht mehr verwaltet.
Fehlende Gehaltsabrechnungen im Arkevia-Safe: Ursache identifizieren
Nicht alle Arbeitgeber, die Arkevia nutzen, hinterlegen jede Abrechnung systematisch. Einige haben die Digitalisierung erst ab einem bestimmten Datum aktiviert, was eine Lücke in der Historie hinterlässt. Die Abrechnungen vor diesem Datum existieren nur in Papierform oder in einem anderen Archivierungssystem.
Ein weiterer häufiger Fall betrifft Unternehmen, die ihren Anbieter für digitale Safes gewechselt haben. Wenn der Arbeitgeber von Arkevia zu einem anderen Dienst (Digiposte, Primobox usw.) gewechselt ist, bleiben die vor der Migration hinterlegten Abrechnungen auf MyArkevia. Die Dokumente folgen nicht automatisch zum neuen Anbieter.
Um eine nie hinterlegte Abrechnung von einer hinterlegten, aber nicht auffindbaren Abrechnung zu unterscheiden, zeigt der Abschnitt “Meine Dokumente” des Safes die vollständige Historie der Hinterlegungen an. Wenn ein Monat nicht in der Liste erscheint, hat der Arbeitgeber ihn nie über Arkevia übermittelt. Der nächste Schritt besteht darin, den ehemaligen HR-Service zu kontaktieren, um eine Kopie zu erhalten, gestützt auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren auf Seiten des Arbeitgebers.
Das digitale Safe Arkevia bleibt für den Mitarbeiter kostenlos zugänglich, ohne zeitliche Begrenzung im Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag. Die nächste Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird den Zugang sicherer machen, erfordert jedoch eine vorherige Überprüfung der persönlichen Kontaktdaten. Eine aktuelle E-Mail-Adresse und ein aktives Passwort sind die beiden einfachsten und am häufigsten übersehenen Bedingungen, um seine Gehaltsabrechnungen wiederzufinden.