Toegang tot zijn gedigitaliseerde loonstroken op Arkevia veronderstelt dat men enkele technische mechanismen begrijpt die het platform niet altijd even duidelijk maakt. Tussen de werkelijke bewaartermijn van de documenten, de aanstaande invoering van dubbele authenticatie en de verschillen in behandeling afhankelijk van of de werknemer nog in dienst is of niet, variëren de situaties. Deze gids meet de concrete verschillen tussen wat de digitale kluis belooft en wat de gebruiker in de praktijk ontvangt.
Bewaring van loonstroken Arkevia: wettelijke verplichtingen en werkelijke termijnen
De meest voorkomende verwarring betreft de periode waarin de loonstroken beschikbaar blijven. Twee teksten uit de Arbeidswetgeving coëxisteren, en ze zeggen niet hetzelfde.
| Verplichting | Wettelijke referentie | Duur | Wie is betrokken |
|---|---|---|---|
| Bewaring van de kopie van de loonstrook | Artikel L3243-4 van de Arbeidswet | 5 jaar | Werkgever |
| Beschikbaarheid van de gedigitaliseerde loonstrook | Artikel D3243-8 van de Arbeidswet | 50 jaar of tot 75 jaar van de werknemer | Werknemer (via de kluis) |
De werkgever heeft dus slechts een bewaarplicht van vijf jaar. De aanbieder van de digitale kluis (Cegedim voor MyArkevia) moet echter de toegang voor de werknemer gedurende een veel langere periode garanderen. Voor iedereen die zijn loonstroken op Arkevia wil raadplegen na vertrek uit het bedrijf, verandert deze onderscheid alles: de kluis blijft actief, zelfs als de voormalige werkgever zijn eigen archieven heeft gewist.
Concreet garandeert MyArkevia een bewaring die in lijn is met de wettelijke eis van vijftig jaar. Het persoonlijke account wordt niet verwijderd aan het einde van het arbeidscontract. De kluis is gekoppeld aan de werknemer, niet aan het bedrijf.
Dubbele authenticatie op MyArkevia: wat verandert er in de zomer van 2026
Cegedim heeft de invoering van een gegeneraliseerde dubbele authenticatie (2FA) in de zomer van 2026 voor alle MyArkevia-accounts aangekondigd. Tot nu toe was de toegang gebaseerd op een eenvoudig paar gebruikersnaam/wachtwoord, wat een gedocumenteerde zwakte vertegenwoordigde voor een kluis die gevoelige salarisgegevens bevat.
Verwachte authenticatiemethoden
- Tijdelijke code verzonden per SMS naar het telefoonnummer dat aan het account is gekoppeld
- Validatie via een authenticatie-app (zoals Google Authenticator of een equivalent)
- Code verzonden per e-mail als back-upoplossing, als de telefoon niet beschikbaar is
Voor gebruikers die hun telefoonnummer of e-mailadres in hun persoonlijke ruimte niet hebben bijgewerkt, kan de 2FA de toegang tot de kluis blokkeren. Het controleren van deze informatie vóór de invoering voorkomt vaak een herstelprocedure die langer duurt dan verwacht.
Controleer uw gegevens in de MyArkevia-ruimte
De update kan worden gedaan via het portaal myarkevia.com, sectie “Mijn profiel”. Het e-mailadres en het telefoonnummer staan daar vermeld. Als het account is aangemaakt met een professioneel e-mailadres dat niet meer bestaat (vertrek uit het bedrijf, wijziging van domeinnaam), moet dit worden vervangen door een persoonlijk e-mailadres vóór de activatie van de 2FA.
Inloggen op het MyArkevia-portaal: inloggegevens en blokkades
De initiële activatie van het account vereist informatie die door de werkgever is verstrekt: een werknemersnummer, een e-mailadres en soms een activatiecode die per post of via de HR-dienst is verzonden. Zodra het account is geactiveerd, kan de toegang via de browser op myarkevia.com plaatsvinden.
De meest voorkomende blokkades komen niet voort uit een technisch probleem van het platform. Ze komen voort uit drie terugkerende situaties:
- Het e-mailadres dat tijdens de activatie is gebruikt, is veranderd (overgang van een professioneel e-mailadres naar een persoonlijk e-mailadres, of omgekeerd)
- Het wachtwoord is vergeten en de procedure voor het opnieuw instellen stuurt de link naar een e-mailbox die niet meer toegankelijk is
- De werkgever heeft nooit de koppeling van de werknemer aan de kluis afgerond, waardoor het account in een staat van gedeeltelijke activatie blijft
In het eerste en tweede geval gaat de herstelprocedure via het formulier “Wachtwoord vergeten” van het portaal. Als het bijbehorende e-mailadres verouderd is, <strong moet u rechtstreeks contact opnemen met de Cegedim-ondersteuning, omdat de voormalige werkgever niet meer kan ingrijpen in een kluis die hij niet beheert na het einde van het contract.
Loonstroken ontbreken in de Arkevia-kluis: de oorzaak identificeren
Niet alle werkgevers die Arkevia gebruiken, deponeren elke loonstrook systematisch. Sommigen hebben de digitalisering pas vanaf een bepaalde datum geactiveerd, wat een gat in de geschiedenis laat. De loonstroken van vóór deze datum bestaan alleen in papieren vorm of in een ander archiveringssysteem.
Een andere veelvoorkomende situatie betreft bedrijven die zijn overgestapt naar een andere aanbieder van digitale kluizen. Als de werkgever is overgestapt van Arkevia naar een andere dienst (Digiposte, Primobox, enz.), blijven de loonstroken die vóór de migratie zijn gedeponeerd op MyArkevia. Documenten volgen niet automatisch naar de nieuwe aanbieder.
Om een nooit gedeponeerde loonstrook te onderscheiden van een gedeponeerde maar onvindbare loonstrook, toont de sectie “Mijn documenten” van de kluis de volledige geschiedenis van de deponeringen. Als een maand niet in de lijst verschijnt, betekent dit dat de werkgever deze nooit via Arkevia heeft verzonden. De procedure bestaat er dan in om contact op te nemen met de voormalige HR-dienst om een kopie te verkrijgen, met steun van de wettelijke bewaarplicht van vijf jaar aan de kant van de werkgever.
De digitale kluis Arkevia blijft gratis toegankelijk voor de werknemer, zonder tijdslimiet gerelateerd aan het arbeidscontract. De aanstaande activatie van de dubbele authenticatie zal de toegang veiliger maken, maar vereist een voorafgaande controle van de persoonlijke gegevens. Een actueel e-mailadres en een actief wachtwoord blijven de twee eenvoudigste, en vaak het meest verwaarloosde, voorwaarden om zijn loonstroken terug te vinden.